مزیت های استفاده از ست اداری در کسب و کار
مکاتبات اداری یکی از مهم‌ترین ابزارهای سازمان برای ایجاد ارتباط و تعامل با سازمان‌های دیگر است. به عبارتی دیگر، مکاتبات اداری زبان رسمی هر سازمان بوده و از اهمیت بسیار ویژه‌ای برخوردار است.
از آن‌جایی که هویت بصری و شکل ظاهری برای مکاتبات رسمی و اداری بسیار مهم است، با طراحی و چاپ سربرگ و ست اداری مناسب می‌توان این امر را محقق کرد. با ما همراه باشید تا مزیت های ست اداری را بدانید.
اقلام ست اداری شامل سربرگ، پاکت‌نامه، کارت ویزیت، دفتر یادداشت و …. می‌باشد که به‌صورت یکپارچه و هماهنگ با طرح سازمانی طراحی می‌شوند.
حال این سوال مطرح است که چرا استفاده از ست اداری برای هر سازمان مهم بوده و استفاده از آن چه مزیت هایی را به همراه دارد؟
بدین ترتیب در این مقاله به بررسی مزیت هایی از ست اداری که موجب بهبود مکاتبات و تعاملات کسب و کارها شده و آن‌ها را معتبر و حرفه‌ای معرفی می‌کند می‌پردازیم.
1- انتقال اطلاعات به صورت منسجم و در قالب رسمی و اداری
سربرگ به عنوان یکی از اقلام مهم ست اداری، ضمن این‌که تمامی مطالب شما را به صورت متون و یا تصاویر منظم و منسجم کتبی به مخاطب ارائه می‌دهد در یک قالب رسمی، سازمان شما را معرفی می‌کند.
این درحالی است که استفاده از برگه‌های سفید و بدون سربرگ متعلق به شما در اکثر موارد جزء دسته‌ای از مکاتبات غیر رسمی و معمولی دیده خواهد شد، که این امر منجر به کاهش اهمیت و یا حتی بی‌توجهی به مطالب ثبت شده در نامه شما می‌گردد.
2- بالابردن هویت و ماهیت کاری سازمان
به همان میزانی که مطالب و نحوه‌ی درج آن‌ها در مکاتبات می‌تواند مهم و اساسی باشد، شکل ظاهری ارائه‌ی آن‌ها نیز از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا نشان‌دهنده‌ی هویت کاری سازمان شما و همچنین پیام رسان پشتیبانی شما از برند کاریتان خواهد بود. استفاده از سربرگ و پاکت‌های طراحی شده با لوگوی متعلق به یک سازمان، این ارائه‌ی صحیح را تضمین می‌کند.
3- سهولت تماس و دسترسی مجدد دیگر سازمان‌ها
زمانی که مطالب یا اسنادی را برای مخاطبین خود به صورت کتبی ارسال می‌کنید با ذکر نام و مشخصات خود در یک قالب از پیش طراحی شده که می‌تواند به صورت پاکت‌نامه‌های ارسالی و سربرگ باشد امکان دسترسی راحت مخاطبین به شما فراهم می‌شود.
4- افزایش امنیت
با ثبت اسناد و اوراق در یک چارچوبی که تنها متعلق به برند شما است از هرگونه کپی‌برداری آسان و مشکلات ناشی از آن جلوگیری می‌شود.
به‌طور مثال فرض کنید قراردادی فی‌مابین دو سازمان در یک کاغذ سفید ثبت می‌گردد در این صورت به راحتی افرادی می‌توانند با درج آن اطلاعات بر روی کاغذ سفید و بی‌نام و نشان دیگر و اعمال تغییرات دلخواه، سوء استفاده کنند. این موضوع برای نامه‌های ساده‌ی دیگر نیز صدق می‌کند.
بنابراین می‌توان با ثبت اطلاعات و مکاتبات در کاغذی که منحصرا متعلق به کسب و کار شما است و همچنین قرار دادن آن در پاکت مخصوص به خود، امنیت لازم را برای کسب و کارتان ایجاد کرده و معتبر بودن این کسب و کار را به راحتی به مخاطبین نشان دهید.
5- ایجاد اطمینان و اعتماد لازم در مخاطبین همراه با ارزش به خود
توسط هر یک از اقلام ست اداری ضمن اشاره به معتبر و رسمی بودن نام تجاری سازمان خود قادر خواهید بود برای این نام تجاری نیز یک ارزش و احترام بالایی قائل شوید. این یک نکته‌ی مثبت در جلب اعتماد بیشتر دیگران به شما و برند کاریتان است .
6- ثبت تمامی مکاتبات در چرخه‌ی اداری
امروزه در فرآیند تهیه و ثبت مکاتبات اداری، درج اطلاعات مورد نیاز به صورت کامل از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. زیرا مواجهه با نامه‌ای در یک پاکت ساده و کاغذی سفید اصلا خوشایند نخواهد بود و در فرآیند ثبت اداری در گروه نامه‌های غیر حرفه‌ای و بدون اطلاعات کافی قرار می‌گیرد. این امر به عنوان نکته‌ای منفی می‌تواند آن نامه را به همراه سازمان مربوطه از روند تعاملات بعدی خارج کند.
بنابراین ارائه‌ی اطلاعات مورد نیاز جهت ثبت در اتوماسیون اداری سازمان مخاطب بسیار مورد اهمیت است. سربرگ و پاکت نامه های اختصاصی، این اطلاعات را به خوبی در اختیار مخاطبین شما قرار می‌دهند.
7- معرفی مستقیم ماهیت کاری و تجاری به صورت انحصاری
با استفاده از نمایش نام تجاری به صورت یک آرم (لوگو) و درج آن بر روی هر کدام از اقلام ست اداری خود می‌توانید برند و خدماتی را که ارائه می‌دهید به صورت شفاف در معرض دید همگان و به خصوص مخاطبین مورد نظر خود قرار دهید بدین ترتیب ماهیت کاری شما به رسمیت شناخته می‌شود.
8- نشان‌دهنده‌ی نظم و ترتیب در سازمان شما
ست اداری با ایجاد نظم و هارمونی از لحاظ رنگ و محتوا این حس را به مخاطب القا می‌کند که سازمان شما دارای نظم و ترتیب است. ذهن مخاطب این نظم و ترتیب را به کار شما تعمیم می‌دهد و باعث جذب وی به سمت سازمان شما می‌شود.
9- کارت ویزیت، برقرار کننده‌ی تعاملات بعدی
امروزه کارت ویزیت به عنوان یک ابزار تبلیغاتی موثر برای معرفی کسب و کارها بسیار پرطرفدار و کاربردی است. کارت ویزیت به عنوان یکی از اقلام ست اداری در بسیاری از موارد به عنوان اولین ابزار شروع کننده‌ی تعاملات و مکاتبات اداری می‌باشد. بدین صورت که در بسیاری موارد این کارت یادآور کسب و کار شما جهت برقراری ارتباط مجدد به کار می‌رود.
بنابراین با توجه به مزیت هایی که هرکدام از اقلام ست اداری می‌توانند با خود به همراه داشته باشند؛ داشتن یک ست اداری متناسب با کسب و کار می‌تواند در تعاملات و مکاتبات هر سازمان با دیگر سازمان‌ها نقش به‌سزایی داشته باشد.
البته لازم به ذکر است که طراحی و چاپ ست اداری از مواردی است که اگر به درستی انجام نگیرد نتیجه‌ی مطلوبی را به همراه نخواهد داشت. مجموعه‌ی چاپ آقا همراه با طراحان متخصص و دارا بودن چاپخانه‌ی مجهز آماده‌ی ارائه‌ی خدمات در زمینه طراحی و چاپ ست ادرای به شما می‌باشد.